Phòng mua hàng là gì?
“Phòng mua hàng” là một bộ phận trong doanh nghiệp đảm nhiệm cho việc mua hàng, tức là thực hiện các hoạt động liên quan đến việc mua sản phẩm hoặc nguyên liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và chọn nhà cung cấp, đặt hàng, quản lý vận chuyển và thanh toán cho hàng hóa mua.
Đặc điểm của phòng mua hàng nội bộ
Phòng mua hàng nội bộ là bộ phận phụ trách thực hiện các nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp. Bộ phận này nằm trong doanh nghiệp và có các tính chất sau
Kiểm soát trực tiếp các hoạt động bởi doanh nghiệp
Doanh nghiệp trực tiếp giám sát mọi hoạt động của phòng mua hàng. Bộ phận này sẽ hoạt động dựa trên những chiến lược kinh doanh và nhập hàng mà phía công ty đưa ra. Mọi quá trình trước trong và sau mua hàng sẽ được phòng mua hàng nội bộ báo cáo trực tiếp tới các cấp quản lý liên quan trong doanh nghiệp.
Nhân viên trong phòng mua hàng cũng cần liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt và bổ sung các thông tin mới nhất về nguồn cung để báo cáo lại tới các cấp lãnh đạo. Bên cạnh đó, tất cả các hoạt động lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, lựa chọn đơn vị vận chuyển … cũng cần tuân theo các tiêu chuẩn và nội quy hoạt động từ phía công ty. Khi có phát sinh bất kỳ tình huống ngoài dự kiến, bộ phận mua hàng cần thông tin tới những người quản lý trực tiếp để nhận được chỉ thị mới.
Doanh nghiệp trực tiếp lựa chọn nhân sự bộ phận mua hàng
Trong quá trình tuyển dụng nhân viên cho phòng mua hàng, bộ phận nhân sự của công ty sẽ trực tiếp soạn nội dung tuyển dụng và triển khai truyền thông trên các kênh khác nhau như các sàn việc làm hoặc mạng xã hội. Một số doanh nghiệp có mức ngân sách dư dả có thể thuê các Agency tuyển dụng chuyên nghiệp để tìm người nhằm đẩy nhanh tốc độ bổ sung nhân sự.
Sau khi nhận được CV hoặc đơn xin việc được gửi về, doanh nghiệp sẽ trực tiếp lựa chọn ra ứng viên phù hợp để sắp xếp phỏng vấn trao đổi. Tại buổi phỏng vấn, đại diện của doanh nghiệp như trưởng phòng mua hàng, trưởng phòng nhân sự và có thể có cả giám đốc điều hành sẽ có mặt. Phía công ty sẽ thông qua các câu hỏi chuyên môn và câu hỏi tình huống để đánh giá năng lực của mỗi ứng viên.
Sau đó , dựa trên kết quả của buổi phỏng vấn, công ty sẽ lựa chọn ra nhân sự phù hợp nhất để công tác tại bộ phận mua hàng.
Doanh nghiệp trực tiếp trả lương cho nhân viên phòng mua hàng
Doanh nghiệp sẽ đưa ra mức lương dựa trên năng lực , kinh nghiệm và cả ngân sách nhân sự đối với vị trí nhân viên mua hàng dành cho ứng viên trúng tuyển. Thông thường, kết cấu lương của nhân viên bộ phận mua hàng sẽ bao gồm lương cơ bản, thưởng KPI và thưởng phụ cấp. Tùy theo quy định của mỗi công ty, thành phần lương của các nhân viên sẽ có sự khác biệt với nhau.
Mỗi tháng , doanh nghiệp sẽ trực tiếp trả lương cho các bộ phận trong đó có cả phòng mua hàng. Bộ phận nhân sự sẽ tính toán về số ngày công ngày phép và các khoản thưởng để trình lãnh đạo ký duyệt. Sau khi bảng tính lương được thông qua, bộ phận kế toán sẽ thực hiện nghiệp vụ chuyển lương cho nhân viên thông qua ngân hàng hoặc đưa tiền mặt trực tiếp.
Đặc điểm của phòng mua hàng thuê ngoài
Phòng mua hàng thuê ngoài là dịch vụ được cung cấp bởi các đơn vị có nghiệp vụ mua hàng chuyên nghiệp. Tùy theo nhu cầu, các đơn vị này sẽ cho các doanh nghiệp thuê phòng mua hàng của mình theo các gói dịch vụ khách nhau. Hiện nay trên thị trường, Bảo Tín Trading là đơn vị đầu tiên cung cấp dịch vụ phòng mua hàng thuê ngoài với các đặc điểm sau:
Hoạt động của phòng thuê ngoài sẽ được báo cáo định kỳ tới doanh nghiệp
Tất cả các hoạt động của phòng mua hàng thuê ngoài sẽ được kiểm soát trực tiếp bởi Bảo Tín Trading. Các hoạt động này bao gồm nghiệp vụ cung cấp giải pháp mua hàng và quản trị rủi ro doanh nghiệp. Những diễn biến trong công việc sẽ được công khai cập nhật tới khách hàng định kỳ ít nhất mỗi tuần một lần hoặc khi có phát sinh tình huống mới xảy ra.
Mọi thông tin về nhà cung cấp, biến động giá cả, tin tức thông quan… sẽ được thông báo một cách minh bạch và sớm nhất tới các doanh nghiệp để đảm bảo không phát sinh rủi ro trong suốt quá trình hợp tác.
Bảo Tín Trading sẽ quản lý nhân sự phòng mua hàng thuê ngoài
Nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Bảo Tín Trading sẽ bao gồm tuyển dụng , đào tạo và trả lương.
Bảo Tín Trading đặt ra tiêu chuẩn tuyển dụng khắt khe đối với nhân viên vị trí mua hàng. Các ứng viên đều phải đạt điều kiện tốt nghiệp tại các trường đại học chính quy trong hoặc ngoài nước. Yêu cầu kinh nghiệm tối thiểu 02 năm làm việc tại bộ phận thua mua hoặc chứng từ tại các doanh nghiệp. Ngoài kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên chuyên nghiệp tại phòng mua hàng thuê ngoài của Bảo Tín Trading cũng sẽ cần đảm bảo nắm vững các kỹ năng : tư duy chiến lược, kỹ năng đàm phán, kỹ năng quản lý mối quan hệ, kỹ năng giải quyết xung đột và kỹ năng quản lý tài chính.
Đối với các nhân sự được lựa chọn, bất kể là người đã có kinh nghiệm lâu năm hay ít năm cũng sẽ phải trải qua quá trình training phổ cập lại kiến thức do phòng đào tạo của Bảo Tín Trading thực hiện. Quy trình đào tạo được diễn ra bài bản và có lộ trình rõ ràng để đảm bảo tất cả nhân viên sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức. Bảo Tín Trading cũng sẽ luôn có những bài kiểm tra định kỳ để đánh giá năng lực thực tế của mỗi nhân viên.
Việc trả lương và thưởng mỗi nhân viên trong phòng mua hàng cũng sẽ do Bảo Tín Trading thực hiện, dựa trên kinh nghiệm , kiến thức và hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân.
Ưu và nhược điểm của dịch vụ phòng mua hàng thuê ngoài
Có thể nói khi lựa chọn dịch vụ phòng mua hàng thuê của các đơn vị cung cấp giải pháp thì bản thân doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi hơn hại. Dưới đây là các thông tin về ưu và nhược điểm của dịch vụ khá mới lạ này
Ưu điểm
- Chi phí tối đa chỉ bằng 1/3 so với việc tự duy trì một phòng mua hàng nội bộ
- Sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm thực chiến
- Được hỗ trợ mọi lúc mọi nơi, tiếp cận nhanh chóng với các xu hướng mua hàng mới
- Dễ dàng góp ý, kiểm soát và giám sát công việc, tính hiệu quả qua từng báo cáo cụ thể
- Thời gian thực hiện nhanh chóng, hiệu quả rõ rệt sau một thời gian ngắn triển khai
- Linh hoạt trong việc xử lý các tình huống
- Liên tục được agency cung cấp giải pháp, kế hoạch và chiến lược mua hàng, giúp tối đa nguồn ngân sách mà vẫn mang lại hiệu quả cao
- Tiết kiệm thời gian tuyển dụng, đào tạo nhân sự
- Không lo đối mặt với các rủi ro về chi phí phát sinh mặt bằng, điện nước, nhân sự nghỉ việc giữa chừng, giấy tờ hoặc hồ sơ pháp lý…
Nhược điểm
- Doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng nhân viên mua hàng thuê ngoài câu kết với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch trong việc deal giá. Điều này có thể gây thiệt hại về mặt tiền bạc cho chính doanh nghiệp.
- Khi thuê phòng mua hàng ngoài, doanh nghiệp cần chia sẻ nhiều thông tin nội bộ nhạy cảm như định hướng kinh doanh, thực trạng tồn kho, kế hoạch nhập hàng, thông tin nhà sản xuất. Để hiểu nhau hơn cũng như hoạch định và hợp tác lâu dài đôi lúc doanh nghiệp còn phải bộ bạch cả những góc khuất, điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Vì chỉ khi 2 bên thực sự hiểu nhau và gắn kết thì mới đi đường dài và đem lại hiệu quả tốt nhất được.
Khi nào nên thuê ngoài phòng mua hàng?
Bạn không thể kết hôn vào độ tuổi dưới 18, khi chưa có sự phát triển đầy đủ về thể chất và chưa hoàn thiện về tâm lý, nhận thức. Tương tự như vậy, bạn không thể xây dựng phòng mua hàng nội bộ vào thời điểm mới khởi nghiệp. Lúc này, bộ máy hoạt động của bạn mới đi vào giai đoạn khởi động. Mọi thứ còn chưa ổn định, chưa đâu vào đó. Điều quan trọng là bạn chưa có nhiều ngân sách để đầu tư một phòng mua hàng chuyên nghiệp.
Lời khuyên chân thành từ Bảo Tín Trading – giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài hàng đầu là bạn nên đầu tư thuê ngoài khi:
- Không có chuyên môn sâu về nghiệp vụ mua hàng quốc tế
- Khi phòng mua hàng nội bộ hoạt động kém hiệu quả, không như mong muốn
- Không đủ ngân sách đầu tư bộ phận mua hàng nội bộ
- Khi nhân sự của phòng mua hàng không đáp ứng được các tiêu chuẩn công ty
Bảo Tín Trading – Giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài hàng đầu Việt Nam
Bảo Tín Trading là đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp tối ưu công việc tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá, quản trị rủi ro trong toàn bộ khâu mua hàng. Cùng những dự án lớn nhỏ mà Bảo Tín Trading thực hiện đã và đang được đánh giá rất cao về tính hiệu quả cũng như năng suất làm việc tại đây.
Đến với Bảo Tín Trading, doanh nghiệp của bạn sẽ được tiếp xúc với những kế hoạch mua hàng một cách bài bản, những chuyên gia mua hàng có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề cùng đội ngũ chuyên viên nhiệt huyết, luôn đặt quyền lợi khách hàng lên đầu. Tất cả những yếu tố đó đã trở thành động lực và ưu điểm lớn nhất để khách hàng hài lòng về dịch vụ cũng như niềm vui của đội ngũ nhân viên Bảo Tín Trading.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:
Bảo Tín Trading
Địa chỉ: Tầng M – Tòa VNT Tower – Số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN
Tổng đài : 0707.888.070
Email: info@baotintrading.com.vn
