Phòng mua hàng thuê ngoài đang là tên của một dịch vụ khá mới lạ trên thị trường. Gần như chưa có nhiều đơn vị Agency tự tin giới thiệu dịch vụ này tới khách hàng. Vậy dịch vụ này là gì? Các ưu nhược điểm của việc thuê ngoài phòng mua hàng? Hãy cùng Bảo Tín Trading khám phá trong bài viết sau nhé.
Phòng mua hàng thuê ngoài là gì
Thuê ngoài phòng mua hàng là việc sử dụng nhân lực và chiến lược mua hàng của một công ty Agency Mua Hàng chuyên nghiệp, thay thế cho việc xây dựng phòng mua hàng nội bộ của doanh nghiệp nhằm mục đích thực hiện các nghiệp vụ về mua hàng.
Bằng việc ủy quyền các nghiệp vụ thu mua cho công ty cung cấp giải pháp mua hàng bên ngoài, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể tập trung tối ưu bộ máy nhân sự, các hoạt động bán hàng , sau bán hàng, phát triển sản phẩm… Đây cũng là cơ hội để tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ. Do trên thực tế, để xây dựng một bộ phận mua hàng chuyên nghiệp, bạn cần đầu tư rất nhiều công sức, thời gian, và tiền bạc.
Nhất là đối với một doanh nghiệp non trẻ chưa có tiềm lực về kinh tế, chưa tự xây dựng được một phòng ban nội bộ chuyên nghiệp, mà vẫn muốn đạt được các mục tiêu về phát triển kinh doanh , thì thuê ngoài phòng mua hàng là một trong những giải pháp tối ưu nhất.
Lợi ích của phòng mua hàng thuê ngoài
Với chi phí đầu tư thậm chí chưa bằng mức lương trả cho 1 nhân sự nội bộ, phòng mua hàng thuê ngoài sẽ là dịch vụ thu hút khá nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có thể nói, sự hấp dẫn của dịch vụ này nằm ở các khía cạnh sau:
Tối ưu thời gian
Đây là lợi ích đầu tiên dành cho các doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ này. Việc xây dựng một đội ngũ mua hàng nội bỗ sẽ tiêu tốn nhiều thời gian. Bao gồm từ việc tuyển dụng, đào tạo cho đến quá trình học việc và thử việc.
Rất nhiều doanh nghiệp đã kiên nhẫn bỏ ra một khoảng thời gian dài để đầu tư cho từng nhân sự mua hàng. Tuy nhiên sau tất cả, nhân sự lại quyết định nghỉ việc. Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các đầu việc còn lại của đơn vị như các kế hoạch kinh doanh, chăm sóc khách hàng và phát triển sản phẩm.
Giảm thiểu rủi ro
Doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều rủi ro. Chúng không thể lường trước và có thể phát sinh từ bất cứ phòng ban nào. Trong đó, phòng mua hàng là đội ngũ phụ trách rất nhiều quy trình phức tạp liên quan đến đầu vào với những rủi ro luôn thường trực.
Các Agency Mua Hàng thường có nhiều năm cọ xát trong nghiệp vụ thu mua và trải qua nhiều tình huống thực tế, sẽ sử dụng kinh nghiệm của mình để giúp khách hàng xác định các rủi ro, từ đó đưa ra các giải pháp né tránh hoặc giảm thiểu tổn thất. Doanh nghiệp sẽ tự tin hơn trong việc giao phó trách nhiệm mua hàng cho các Agency.
Tiết kiệm chi phí
Thông thường, một phòng mua hàng nội bộ sẽ có tối thiểu 1 – 2 nhân sự. Mức lương cho một nhân viên thu mua rơi vào khoảng 8 – 12 triệu tùy theo kinh nghiệm và năng lực. Như vậy doanh nghiệp có thể phải chi không dưới 20 triệu một tháng. Khảo này chưa tính đến thưởng hoặc phụ cấp trong các dịp lễ tết.
Với mỗi nhân sự tăng thêm, doanh nghiệp phải tính toán đến hàng loạt các chi phí mặt bằng, chi phí vật tư , văn phòng phẩm hoặc các chi phí liên quan đến các hoạt động sinh hoạt teambuilding…
Khi lựa chọn thuê ngoài phòng mua hàng, doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra khoản chi phí nhỏ. Mức chi phí này thậm chí chưa cao bằng mức lương của 01 nhân sự phòng mua hàng. Về cơ bản doanh nghiệp đã có thể sở hữu cho mình một phòng mua hàng chuyên nghiệp mà không phát sinh thêm bất kỳ chi phí nào khác.
Đảm bảo tính minh bạch
Điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng nhất về phòng mua hàng là tính minh bạch trong quá trình làm việc.
Nhiều nơi xảy ra tình trạng nhân viên thu mua tạo quan hệ riêng với nhà cung cấp để hưởng lợi nhuận chênh lệch. Sau khi chốt deal với nhà sản xuất một mức giá, họ lập báo cáo về công ty với một mức giá cao hơn và bỏ túi khoản chênh lệch. Điều này khiến doanh nghiệp bị mất đi cơ hội thu mua sản phẩm với mức giá tốt nhất.
Khi làm việc với Agency cho thuê phòng mua hàng, các doanh nghiệp sẽ nắm được toàn bộ quy trình tìm kiếm nhà cung cấp và đàm phán giá . Mọi thông tin trao đổi sẽ được công khai minh bạch và cập nhật thường xuyên tới khách hàng.
Ổn định và gắn bó
Thời gian gắn bó của một nhân sự phòng với công ty nằm trong khoảng từ 3 – 5 năm. Đối vói Genz – các bạn trẻ với cá tính mạnh và quan điểm về việc làm cũng khác các thế hệ trước thì con số này còn thấp hơn. Thậm chí rất nhiều ứng viên một năm có thể thay đổi từ 3 – 4 công ty làm việc.
Không ít ứng viên còn ra đi khi công việc dang dở hoặc đang trong giai đoạn cao điểm, khiến doanh nghiệp lao đao. Các vị lãnh đạo lại phải đau đầu tìm kiếm nhân sự mới để lấp vào chỗ trống đúng lúc “dầu sôi lủa bỏng”.
Đây sẽ không còn là nỗi lo khi doanh nghiệp ra quyết định thuê ngoài phòng mua hàng. Các Agency sẽ có những cam kết trong việc đảm bảo tiến độ công việc. Khi một nhân sự mua hàng nghỉ, Agency sẽ có trách nhiệm điều phối người khác thay thế để công việc không bị ngắt mạch.
Tính chuyên nghiệp cao
Dịch vụ cho thuê bộ phận mua hàng sẽ luôn có đầy đủ nhân sự cần thiết với kiến thức tốt và độ chuyên môn hóa cao. Kinh nghiệm của phòng mua hàng thuê ngoài cũng tốt hơn đội in-house do đã có cơ hội thực chiến với nhiều hợp đồng, dự án.
Đội ngũ thu mua chuyên nghiệp , kinh nghiệm thực hiện đa ngành , đa lĩnh vực nên có quy trình phát triển phù hợp với mọi yêu cầu. Do đó, hiệu quả của hoạt động mua hàng sẽ cao hơn.
Các hạn chế
Trong cuộc sống không có gì là hoàn hảo. Một dịch vụ dù tốt đến đâu cũng vẫn luôn có mặt hạn chế. Giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài cũng vậy. Dưới đây là một số khía cạnh mà bạn cần lưu ý:
- Không phải Agency mua hàng nào cũng mạnh về đa lĩnh vực. Rất nhiều loại mặt hàng khó không thể tìm được nguồn. Nếu bạn có nhu cầu nhập các mặt hàng đặc thù, cần thảo luận thật kỹ trước khi đi đến hợp tác. Tránh trường hợp mất thời gian và chi phí ký kết hợp đồng của 2 bên.
- Tính bảo mật cũng là yếu tố cần doanh nghiệp xem xét. Để phục vụ công việc, doanh nghiệp bắt buộc phải chia sẻ những thông tin nội bộ nhạy cảm. Chúng gồm chiến lược kinh doanh , thông tin tồn kho, định hướng phát triển…
- Dịch vụ thuê ngoài sẽ mất nhiều thời gian để tìm hiểu về đặc thù doanh nghiệp. Các thông tin gồm sản phẩm, dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh… Đặc biệt là những ngành nghề, lĩnh vực khó. Lúc này, Agency cần sự hỗ trợ từ doanh nghiệp về mặt kiến thức.
Kinh nghiệm chọn đơn vị mua hàng thuê ngoài
Hiện nay không nhiều Agency cung cấp giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài. Doanh nghiệp trước khi thuê dịch vụ, cần lưu ý:
- Đánh giá năng lực của đơn vị cho thuê trên nhiều khía cạnh: kiến thức mua hàng, bề dày kinh nghiệm và sự am hiểu với ngành hàng của doanh nghiệp
- Tìm hiểu Agency qua các dự án đã thực hiện.
- Chọn đơn vị lớn, uy tín, nắm bắt xu hướng tốt để giảm thiểu rủi ro.
- Nên trải nghiệm dịch vụ nhỏ trước khi ký hợp đồng lớn.
Kết luận
Trên đây là các thông tin giải đáp cho câu hỏi phòng mua hàng thuê ngoài là gì. Hi vọng bài viết cung cấp được tới bạn những thông tin hữu ích.
Hiện nay trên thị trường, Bảo Tín Trading là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ làm hài lòng mọi yêu cầu của khách hàng.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:
Bảo Tín Trading
Địa chỉ: Tầng M – Tòa VNT Tower – Số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN
Tổng đài : 0707.888.070
Email: info@baotintrading.com.vn
