Quy trình mua hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra mượt mà và hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tuân theo từng bước cụ thể. Từ việc tìm kiếm nhà cung cấp đến việc thanh toán, quy trình hoạt động của phòng mua hàng gồm nhiều bước quan trọng.
Hãy cùng Bảo Tín Trading – dịch vụ cho thuê phòng mua hàng chuyên nghiệp khám phá các bước cơ bản của quy trình mua hàng trong doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
Giải thích thuật ngữ liên quan đến quy trình mua hàng
“Hàng hóa” là một thuật ngữ trong kinh tế và thương mại. Định nghĩa là một sản phẩm hoặc dịch vụ mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp để bán hoặc trao đổi với một nhóm khách hàng cụ thể. Hàng hóa có thể là một sản phẩm vật lý như điện thoại di động hoặc một dịch vụ như cho thuê xe. Từ đó, chúng ta có thể thấy rằng hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp.
“Hợp đồng” hay “Đơn đặt hàng” là một tài liệu hoặc một yêu cầu gửi từ một khách hàng đến một nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất để yêu cầu mua một số lượng hàng hóa cụ thể. Đơn đặt hàng thường gồm thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá và thời gian giao hàng dự kiến. Nó cũng có thể bao gồm các điều kiện về thanh toán và vận chuyển. Đơn đặt hàng là một bước quan trọng trong quy trình mua hàng, giúp xác định các yêu cầu và thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.
“Bộ phận mua hàng” là một tổ chức hoặc một nhóm nhân viên trong một doanh nghiệp. Những nhân sự này chuyên thực hiện các hoạt động liên quan đến mua hàng và quản lý các nguồn cung cấp cho doanh nghiệp. Bộ phận mua hàng làm việc với các nhà cung cấp để xác định các yêu cầu về hàng hóa và dịch vụ, đặt hàng, theo dõi và quản lý việc giao hàng, thanh toán và thỏa thuận điều kiện kinh doanh. Bộ phận mua hàngphải quản lý và theo dõi các chi phí liên quan đến mua hàng. Từ đó đảm bảo rằng doanh nghiệp đang mua hàng từ những nguồn cung cấp tốt nhất với giá thành hợp lý.
Quy trình mua hàng là gì
Đây là một tập hợp các bước và hoạt động liên quan đến việc mua hàng hóa và dịch vụ cho một doanh nghiệp. Quy trình mua hàng bao gồm các bước như: xác định nhu cầu mua hàng, tìm kiếm và chọn nhà cung cấp, thỏa thuận giá và điều kiện, đặt hàng, theo dõi và quản lý giao hàng, thanh toán và kiểm tra chất lượng.
Quy trình mua hàng cũng có thể bao gồm việc quản lý và giám sát các chi phí liên quan đến nghiệp vụ thu mua. Quy trình cần đảm bảo rằng doanh nghiệp đang mua hàng từ những nguồn cung cấp tốt nhất với giá thành hợp lý. Việc thu mua là một quy trình quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp đang nhập[ hàng với chất lượng tốt nhất và giá thành hợp lý.
Mô tả quy trình mua hàng của doanh nghiệp
Quy trình làm việc của nhân viên tại phòng mua hàng mỗi nơi có thể có sự khác biệt. Tuy nhiên, hầu hết sẽ bám theo các bước sau:
Giai đoạn khảo sát
Nhân viên thu mua sẽ thu thập và tổng hợp lại thông tin về các nhà cung cấp:
+Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có)
+Các thông tin trên mạng intrenet, báo, tạp chí, các trung tâm thông tin.
+Các thông tin có được qua các cuộc điều tra.
+Phỏng vấn các nhà cung cấp, người sử dụng vật tư…
+Xin ý kiến các chuyên gia
Giai đoạn lựa chọn
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, nhân viên mua hàng chuyên nghiệp tiến hành:
+Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
+So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
+Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
+Chọn nhà cung cấp chính thức
Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng
Trong giai đoạn này, nhân viên mua hàng cần thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:
+Giai đoạn chuẩn bị
+Giai đoạn tiếp xúc
+Giai đoạn đàm phán
+Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng
+Giai đoạn rút kinh nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm
Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, bộ phận mua hàng cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
+Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ dài lâu.
+Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn nhà cung cấp khác.
Ưu và nhược điểm của các quy trình mua hàng
Khi được áp dụng quy trình một cách bài bản theo trình tự nhất định, bộ phận mua hàng của công ty sẽ nhận ra những ưu và nhược điểm dưới đây
Ưu điểm
- Đơn giản hóa hoạt động cung ứng của đơn vị
- Duy trì việc cung ứng sản phẩm nguyên vật liệu đầu vào , giảm thiểu các rủi ro thất thoát về hàng hóa
- Cải thiện chất lượng sản xuất, nâng cao năng lực mua hàng của doanh nghiệp
- Đơn giản hóa quá trình tổ chức, gắn kết dây chuyển sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp
- Phổ thông hóa chuyên môn của từng bộ phận, thuận tiện cho việc đào tạo nhân sự mới, sẵn sàng ứng phó với trường hợp nhân sự lâu năm nghỉ việc đột xuất
- Tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao úy tín về tác phong làm việc của đơn vị
Nhược điểm
- Mỗi bước trong quy trình là một mắt xích quan trọng. Chỉ cần không thực hiện đúng một bước bất kỳ là sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình
- Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi muốn đi “tắt” để đón đầu xu hướng thị trường
Các lưu ý trong quy trình mua hàng
Trong quy trình mua hàng của doanh nghiệp, có một số điều quan trọng mà bộ phận mua hàng cần lưu ý:
Nắm được thời điểm doanh nghiệp cần có hàng
Yếu tố thời điểm trong hoạt động thu mua có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp. Lưu ý rằng việc tính toán để đảm bảo hàng hóa về đến kho phải chính xác về thời gian và chất lượng, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho. Từ đó là có thể tối thiểu hóa chi phí vận hành và sản xuất.
Quản lý chặt chẽ về số lượng hàng hóa
Để có một quy trình mua hàng hiệu quả, việc lên kế hoạch thu mua phải được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất và thực tế của doanh nghiệp. Chính vì thế, định lượng chuẩn lượng nguyên vật liệu và số lượng cần mua là bắt buộc. Số lượng hàng hóa cần mua phải đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất (bao gồm thời gian chờ giao hàng) và nằm trong khoảng tồn kho tối thiểu đến tối đa để đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Nắm vững năng lực cung ứng thực tế của nhà sản xuất
Mỗi nhà cung cấp sẽ có sức mạnh cung cấp hàng hóa khác nhau. Ví dụ, nhà cung cấp trong nước sẽ có khoảng thời gian giao hàng và phí khác so với nhà cung cấp từ nước ngoài. Thời gian thực tế để hoàn thành đơn hàng của nhà cung cấp (thời gian chờ) có ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp.
Đôi khi bạn sẽ gặp phải nhà cung cấp nước ngoài có thời gian chờ lâu. Trong trường hợp này, bộ phận mua hàng cần lên kế hoạch thu mua với số lượng lớn đủ để phục vụ cho nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ sản xuất và giao hàng.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình mua hàng chuyên nghiệp được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng những kiến thức này sẽ giúp ích được nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng và vận hành lại bộ phận thu mua của đơn vị.
Bảo Tín Trading hiện đang là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phòng mua hàng thuê ngoài dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản. Bảo Tín Trading tự tin đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng về nghiệp vụ mua hàng.
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:
Bảo Tín Trading
Địa chỉ: Tầng M – Tòa VNT Tower – Số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN
Tổng đài : 0707.888.070
Email: info@baotintrading.com.vn
